RODO w pracy psychologa szkolnego – praktyczny przewodnik dla szkół

Czym jest RODO?

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) określa zasady przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej. Jego celem jest zapewnienie osobom fizycznym większej kontroli nad własnymi danymi oraz zobowiązanie organizacji do odpowiedniego zabezpieczenia informacji.

W przypadku szkół administratorem danych jest najczęściej placówka oświatowa reprezentowana przez dyrektora szkoły.

Jakie dane przetwarza psycholog szkolny?

Zakres danych przetwarzanych przez psychologa lub pedagoga szkolnego jest bardzo szeroki.

• dane identyfikacyjne ucznia,
• informacje o sytuacji rodzinnej,
• dokumentacja rozmów i konsultacji,
• informacje o trudnościach emocjonalnych,
• dane dotyczące zdrowia psychicznego,
• informacje o konfliktach rówieśniczych,
• dokumentacja interwencji kryzysowych.

Część tych danych należy do kategorii szczególnie chronionych, dlatego wymagają one podwyższonego poziomu bezpieczeństwa. Zasady prowadzenia takiej dokumentacji omawiamy również w artykule Jak dokumentować interwencje szkolne zgodnie z dobrymi praktykami?.

Najczęstsze błędy związane z ochroną danych w szkołach

• przechowywanie dokumentacji w niezabezpieczonych plikach,
• przesyłanie danych zwykłą pocztą elektroniczną,
• brak kontroli nad dostępem do dokumentacji,
• korzystanie z prywatnych komunikatorów,
• brak historii działań i zmian w dokumentacji.

W większości przypadków problem nie wynika ze złej woli pracowników szkoły, lecz z braku odpowiednich narzędzi organizacyjnych. Więcej o najczęstszych problemach w tym obszarze opisujemy w artykule Najczęstsze błędy w dokumentowaniu interwencji szkolnych.

Zasada minimalizacji danych

Jedną z podstawowych zasad RODO jest minimalizacja danych. Szkoła powinna gromadzić wyłącznie informacje niezbędne do realizacji określonych celów.

• unikanie zbierania nadmiarowych danych,
• ograniczanie liczby osób mających dostęp do informacji,
• usuwanie danych, które nie są już potrzebne,
• stosowanie odpowiednich okresów przechowywania.

Kontrola dostępu do informacji

Nie każdy pracownik szkoły powinien mieć dostęp do wszystkich informacji dotyczących ucznia.

• przypisywanie ról użytkowników,
• ograniczanie dostępu do konkretnych spraw,
• rejestrowanie aktywności użytkowników,
• monitorowanie zmian w dokumentacji.

Bezpieczeństwo cyfrowe w pracy psychologa

Coraz większa część dokumentacji funkcjonuje w formie elektronicznej. Oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń technicznych.

• silne hasła,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• szyfrowanie transmisji danych,
• regularne kopie zapasowe,
• monitorowanie dostępu do systemów.

MindSchool a bezpieczeństwo danych

MindSchool został zaprojektowany z myślą o bezpiecznej organizacji pracy psychologów, pedagogów i dyrekcji szkół.

• zarządzanie zgłoszeniami uczniów i nauczycieli,
• kontrola dostępu do informacji,
• historia działań podejmowanych w sprawie,
• archiwizacja dokumentacji,
• raportowanie dla dyrekcji.

System wspiera organizację pracy szkoły, jednak zgodność z RODO wymaga również odpowiednich procedur i szkoleń pracowników. Dotyczy to również procesów związanych z anonimowymi zgłoszeniami uczniów, które opisujemy w artykule Jak przygotować szkołę na anonimowe zgłoszenia uczniów?.

Podsumowanie

Ochrona danych osobowych uczniów jest jednym z najważniejszych elementów odpowiedzialnej pracy psychologa szkolnego. Odpowiednia dokumentacja, kontrola dostępu i nowoczesne narzędzia informatyczne pomagają ograniczać ryzyko naruszeń oraz usprawniają codzienną pracę specjalistów.